Contratas a alguien para empezar el lunes. Preparas el contrato el viernes por la tarde, lo firmáis el mismo lunes por la mañana entre dos cosas, y a trabajar. Así se ha hecho siempre y así funcionaba.
A partir del 5 de octubre de 2026, no.
Qué cambia exactamente
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (BOE de 15 de septiembre, referencia BOE-A-2026-19200) transpone parcialmente la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y deroga por completo el Real Decreto 1659/1998, que era la norma que regulaba esto desde hace más de veinticinco años. Entra en vigor a los veinte días de su publicación: el 5 de octubre de 2026.
Tres cambios importan de verdad para una empresa pequeña:
Uno: el momento. La información sobre los elementos esenciales del contrato debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral, no después, como permitía la norma anterior. Se acabó el “ya se lo paso esta semana”.
Dos: el contenido. La lista de lo que hay que comunicar se amplía: salario y conceptos variables, jornada y su distribución, periodo de prueba, formación, condiciones de extinción del contrato, convenio colectivo aplicable, Seguridad Social, planes de igualdad y medidas LGTBI. Y un bloque nuevo: los sistemas algorítmicos o automatizados que se usen para decidir sobre condiciones laborales.
Tres: los cambios posteriores. Cualquier modificación de esas condiciones debe comunicarse por escrito como muy tarde el día en que empiece a aplicarse. No a final de mes, no cuando toque la nómina. El mismo día.
Si el contrato escrito ya recoge parte de esa información, no hay que repetirla. Lo que falte, sí hay que entregarlo por escrito.
Por qué esto se rompe precisamente en las empresas pequeñas
No por desidia. Por estructura.
En una empresa de cuatro personas, las altas no las lleva un departamento: las lleva quien puede ese día. El contrato lo prepara la gestoría, la comunicación al trabajador la improvisa el dueño, y el registro de que se entregó algo normalmente no existe, porque nadie pensó que haría falta.
Mientras la norma solo pedía los datos básicos del contrato, eso colaba. Ahora la lista es más larga, el plazo es antes de empezar, y cada cambio de condiciones abre una comunicación escrita con fecha. Es decir: pasa de ser un trámite puntual a ser un proceso que se repite.
Y los procesos que se repiten, o se sistematizan, o se olvidan.
Qué se puede dejar montado de una vez
Nada de esto requiere un software de recursos humanos de los caros. Requiere que el circuito exista y que no dependa de que alguien se acuerde.
El documento base, hecho una vez. Una plantilla con toda la información exigida, en la que solo cambian los datos de cada persona: puesto, salario, jornada, centro, fechas. Se rellena desde los datos del alta en lugar de redactarse de cero cada vez. El propio Real Decreto prevé que se ponga a disposición de empresas y trabajadores un modelo de documento informativo, pensado especialmente para empresas pequeñas y autónomos con trabajadores: merece la pena partir de ahí en lugar de inventárselo.
El aviso antes de la fecha de alta. El riesgo real no es redactar mal el documento, es entregarlo tarde. Un recordatorio automático que salte cuando se registra una incorporación —“el día X entra Y, la documentación tiene que estar entregada antes”— cubre el 90 % del problema.
La prueba de entrega, guardada sola. Envío con confirmación, firma electrónica sencilla o acuse archivado en la carpeta de esa persona. Sin pasos manuales, porque el paso manual es justo el que se salta un martes con prisa.
El disparador cuando algo cambia. Una subida de salario, un cambio de horario o de centro debería abrir automáticamente la comunicación escrita con la fecha correcta. Aquí es donde más empresas van a incumplir sin enterarse, porque el cambio se aplica en nómina y nadie asocia la nómina con una obligación de informar.
La parte incómoda: si automatizas, tienes que contarlo
Hay algo que conviene decir claro, porque nos dedicamos a esto.
El Real Decreto obliga a informar sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados que se usen para adoptar decisiones que afecten a condiciones como la jornada, la asignación de tareas, la remuneración, la promoción o la extinción del contrato.
Traducido: si montas un sistema que reparte turnos solo, que ordena tareas por prioridad o que calcula variables a partir de objetivos, eso hay que decirlo. No es un problema ni una advertencia contra automatizar. Es un requisito de transparencia que se resuelve con un párrafo bien escrito en el documento informativo.
Lo que sí sería un problema es automatizar la gestión de personas sin que las personas lo sepan. Eso, además de incumplir, es la forma más rápida de que una herramienta útil genere desconfianza dentro del equipo.
Un ejemplo de cómo queda
Ejemplo ilustrativo, no un cliente concreto.
Un taller con seis empleados y rotación estacional: en verano entran dos personas de refuerzo, en septiembre salen. Cada alta significaba un contrato de la gestoría y una conversación de pasillo explicando horario, turnos y cómo funciona el variable por productividad. Nada escrito más allá del contrato.
Con la norma nueva, esa conversación de pasillo tiene que estar por escrito y entregada antes del primer día, incluida la explicación de que el cuadrante de turnos lo genera un sistema a partir de la carga de trabajo.
El montaje razonable: el alta en el sistema de gestión dispara la generación del documento con los datos ya rellenados, se envía para firma el día anterior a la incorporación, y la confirmación queda archivada. Tiempo por incorporación: unos minutos en lugar de una tarde. Y, sobre todo, un registro que existe el día que alguien lo pida.
Qué hacer antes del 5 de octubre
Poco y concreto:
- Revisa si tu contrato tipo ya recoge toda la información exigida. Lo que falte, va en un documento complementario.
- Decide cómo se entrega y dónde se guarda la prueba de recepción.
- Comprueba si usas algún sistema automatizado que influya en turnos, tareas, retribución variable o valoración. Si lo usas, tiene que aparecer en el documento.
- Habla con tu gestoría laboral antes de la fecha. Esto es su terreno, y la parte normativa conviene confirmarla con quien lleva tus nóminas.
Lo que no tiene sentido es resolverlo a mano cada vez. Una obligación que se repite en cada alta y en cada cambio de condiciones es, por definición, un proceso automatizable.
En Rentabilia hacemos un diagnóstico gratuito de este tipo de procesos administrativos: altas, documentación, avisos y registros. Miramos qué tienes ya montado, qué se está haciendo a mano sin necesidad y qué merece la pena dejar funcionando solo. Si resulta que con tu volumen no compensa automatizarlo, te lo decimos igual.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento laboral. Para tu caso concreto, consulta con tu gestoría o asesoría laboral.